Proyecto · Flujo de reservas
Un proyecto enfocado en decisiones prácticas y restricciones reales, pensado para quienes coordinan actividades al aire libre y necesitan un sistema de reservas que acompañe los cambios de temporada.
El problema apareció cuando un grupo de instructores de caminatas en Córdoba empezó a recibir reservas por mensaje directo y planillas sueltas. Cada mes había que reorganizar horarios, confirmar cupos y avisar cambios de último momento. Con la llegada del verano, la demanda se duplicaba y el sistema manual ya no daba abasto.
La idea no era construir una plataforma compleja, sino un flujo de reservas que entendiera las particularidades de cada temporada. En invierno, por ejemplo, las salidas arrancan más tarde y los cupos son menores. En verano, en cambio, hay que sumar turnos a la mañana temprano para evitar el calor. El sistema tenía que reflejar esas reglas sin que nadie tuviera que programar nada nuevo cada semana.
Trabajamos con un calendario visual donde cada actividad muestra su cupo disponible y el nivel de exigencia. El usuario elige fecha, ve cuántos lugares quedan y confirma con un solo paso. Del lado del coordinador, la vista de gestión agrupa las reservas por día y permite cerrar inscripciones automáticamente cuando se llega al límite.
La parte más delicada fue manejar las cancelaciones y los cambios de clima. Si llueve, el coordinador necesita avisar a todos los inscriptos sin depender de una cadena de mensajes. Sumamos un aviso automático que se envía por correo y un botón para reprogramar la salida a la próxima fecha disponible, sin que el usuario tenga que volver a cargar sus datos.
El resultado fue un flujo más predecible para todos. Los instructores dejaron de revisar mensajes a la madrugada y los participantes saben exactamente qué esperar cuando confirman. La herramienta no reemplaza el criterio de quien coordina, pero le quita la parte administrativa que más tiempo consumía.
Cada temporada tiene su propia capacidad máxima. El sistema lee la fecha y aplica el límite correspondiente sin intervención manual.
Si una salida se suspende por clima, el participante recibe la propuesta de nueva fecha y confirma con un clic. Sin formularios ni llamadas.
El panel agrupa reservas por día y muestra el estado de cada una: confirmada, en espera o reprogramada.
Cada actividad define con cuántas horas de anticipación se cierra la inscripción. Así el coordinador sabe cuándo puede planificar sin sorpresas.
La herramienta más útil no es la que tiene más funciones, sino la que respeta el ritmo de quienes la usan. Al principio intentamos automatizar demasiado y el coordinador perdía el control sobre decisiones que prefería tomar él mismo. Ajustamos el flujo para que el sistema sugiera, pero siempre deje lugar al criterio humano.
También descubrimos que la claridad de la información vale más que cualquier función extra. Cuando el participante ve el cupo disponible y el nivel de dificultad antes de reservar, las cancelaciones bajan y las expectativas se alinean desde el primer momento.